7 lý do để áp dụng hệ thống quản lý

Việc áp dụng một hệ thống quản lý có thể rất có lợi. Nó giúp kiểm soát quá trình, cung cấp sự tích hợp giữa các hoạt động ngành và quản lý rủi ro hiệu quả hơn. Nhờ tính năng tự động hóa được cung cấp bởi loại công cụ này, bạn vẫn có thể tăng năng suất của các nhóm và tối ưu hóa kết quả kinh doanh.

Cần có hệ thống quản lý trong thời đại 4.0

Công nghiệp 4.0 đề cập đến cuộc cách mạng công nghiệp mà chúng ta đang trải qua ngày nay, trong đó những tiến bộ công nghệ từ các lĩnh vực khác nhau đang hội tụ. Điều này liên quan đến:

Kiểm soát và giám sát

Nhờ phần cứng và phần mềm quản lý hiệu quả hơn, có thể thu được thông tin chiến lược và quan trọng, với độ chính xác cao hơn và trong thời gian thực. Một trong những giải pháp đó là Phân tích dữ liệu lớn.

Cải tiến công nghệ thông tin

Công nghiệp 4.0 cũng cho phép cải tiến lĩnh vực CNTT với các hệ thống quản lý tích hợp và thậm chí cả các hệ thống vận hành tích hợp.

Tự động hóa hoàn toàn kinh doanh

Nhờ vào Trí tuệ nhân tạo (AI), Học máy và điện toán nhận thức, có thể tự động hóa ngay cả các hoạt động phân tích và ra quyết định. Tất cả điều này dựa trên các tiêu chí đã được thiết lập trước đó.

Ảo hóa tài liệu và hệ thống

Công nghiệp 4.0 hình dung ra việc sao chép kỹ thuật số của “nhà máy thông minh”. Điều này có nghĩa là khả năng theo dõi và giám sát từ xa các dòng chảy và thiết bị thông qua các cảm biến được lắp đặt trong cơ sở hạ tầng của bạn.

Hệ thống giám sát nâng cao

Các giải pháp này có thể nhanh chóng thu thập và xử lý dữ liệu. Do đó tạo ra thông tin chiến lược gần như ngay lập tức. Điều này góp phần đưa ra quyết định nhanh hơn.

Tự động hóa hoạt động

Với tự động hóa, có thể có sự phân quyền của các quy trình. Ví dụ: các mô-đun có thể hoạt động độc lập trong một ngành công nghiệp thông minh, có thể hợp lý hóa và cải thiện các quy trình của riêng chúng.

Tính mô đun cao của hệ thống

Mỗi mô-đun sẽ có thể hoạt động theo nhu cầu hiện có, có thể được liên kết hoặc tách rời khỏi các hoạt động dễ dàng hơn.

Internet of Services

Với kiến trúc phần mềm hướng đến Internet of Services, các thành phần sẽ có thể giao tiếp, thông qua IoT và thực hiện các dịch vụ hoặc tác vụ thông minh. Ví dụ, máy điều nhiệt có thể chỉ cho bạn cách tiết kiệm năng lượng.

Tại sao phải áp dụng một hệ thống quản lý?

Bản thân những điểm được trình bày ở trên là những lý do chính đáng để tuân thủ theo một phần mềm quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có thêm lý do để áp dụng loại giải pháp này, đây là bảy trong số những lý do chính:

Minh bạch hơn và tích hợp

Thông thường, một hệ thống quản lý kinh doanh có khả năng ghi lại hầu hết các hoạt động được thực hiện trên nó, cũng như các dữ liệu được nhập và tham khảo ý kiến. Những điều này sẽ có sẵn cho các nhà quản lý, cho phép họ giám sát các quá trình diễn ra trong chương trình.

Một hệ thống ERP có khả năng ghi lại hầu hết các hoạt động được thực hiện trên nó, cũng như dữ liệu được nhập và tham khảo ý kiến. Ngoài việc có các phân hệ khác nhau cho từng lĩnh vực của doanh nghiệp. Các mô-đun hoạt động cùng nhau khi nhiều quy trình chạy trên các phòng ban khác nhau. Thông tin được tạo ra trong luồng quy trình này cũng có sẵn, theo sự phân bổ của từng nhân viên và lĩnh vực, cho những người liên quan.

Hệ thống thông tin quản lý cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát của các cơ quan chính phủ, đặc biệt nếu các cơ quan đó có các quy trình và thực hành phù hợp với các tiêu chuẩn lập pháp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các phân hệ thuế, kế toán và tài chính. Nói tóm lại, việc đăng ký và chuyển thông tin mà các thực thể này cần hoặc yêu cầu sẽ dễ dàng hơn.

Giảm quan liêu

Một giải pháp quản lý tốt thường được xây dựng theo thời gian, nghĩa là nó sẽ trải qua các sửa đổi và thường xuyên được cập nhật, dựa trên các thông lệ xuất sắc đã được xác định trên thị trường.

Nhà phát triển thu thập dữ liệu từ trải nghiệm của các doanh nghiệp khác nhau sử dụng hệ thống của họ để thực hiện các cải tiến, ngoài việc tối ưu hóa chương trình một cách phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Một trong những mục tiêu là phát triển các luồng nhanh hơn, có thể được thực hiện tự động hoặc với những trở ngại tối thiểu như bộ máy quan liêu cao.

Thêm vào đó, tính năng quét tài liệu giúp bạn dễ dàng chia sẻ nhanh chúng giữa các cộng tác viên. Điều này cho phép ủy quyền, thu thập chữ ký hoặc các quy trình dựa trên các quy tắc bên ngoài – ngân hàng, pháp lý, thuế, v.v. – được thực hiện mà không có quá nhiều trở ngại quan liêu.

Tự động hóa quy trình

Với việc tự động hóa các quy trình, có thể tối ưu hóa việc quản lý chuỗi sản xuất. Ví dụ, sau khi một nhân viên nhập dữ liệu về việc nhận một mặt hàng, hệ thống có thể tự động đưa ra các tài liệu liên quan đến nó. Ngoài việc thông báo cho các đồng nghiệp khác rằng hàng hóa đã sẵn sàng để bán.

Trong Công nghiệp 4.0, việc tự động hóa thiết bị và sử dụng cảm biến, thẻ RFID (Nhận dạng tần số vô tuyến) và camera, cho phép cập nhật khi sản phẩm hết hàng. Bằng cách này, khu vực tài chính sẽ biết được có bán hay không và sẽ có thể cung cấp thông tin và hồ sơ liên quan đến hoạt động.

Việc kiểm soát các nguồn lực, chi phí, các mặt hàng đang lưu thông trong công ty, trong số các hoạt động khác, hiệu quả hơn. Đó là bởi vì nó cho phép bạn kiểm tra những gì xảy ra trong kho hàng của công ty trong thời gian thực. Các thủ tục tự động khác trong lĩnh vực tài chính bao gồm:

tạo dòng tiền và kiểm soát tiền mặt, ngoài việc nhập dữ liệu.
thực hiện tính toán và xử lý thông tin để có được các chỉ số, thống kê và các thước đo khác.
tổ chức và cấu trúc các báo cáo, để tạo điều kiện cho việc đọc và phân tích của họ.
phương thức thanh toán nhanh hơn và hiệu quả hơn.
phát hành tài liệu.
kiểm soát các giao dịch tài chính
báo giá sản phẩm, có thể được thực hiện cùng với lĩnh vực mua hàng.

Giảm thiểu sai sót của con người

Tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót của con người trong các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại. Ví dụ: dấu phẩy đặt sai vị trí trong tài khoản có thể gây ra những thay đổi trong phân tích quản lý. Hoặc một tài liệu đăng ký không chính xác có thể gây ra rắc rối với cơ quan thuế.

Để tránh những tình huống này, điều quan trọng là phải có một hệ thống có khả năng tự động hóa các quy trình khác nhau hoặc một phần tốt của các bước soạn thảo chúng. Tự động hóa các nhiệm vụ vất vả nhất giúp giải phóng nhân viên cho những vai trò đòi hỏi sự phân tích và sáng tạo cao hơn. Thậm chí, chúng còn tạo ra giá trị gia tăng cao hơn cho doanh nghiệp.

Quyết định dựa trên dữ liệu

Việc tạo ra các chỉ số hoạt động bằng hệ thống quản lý tích hợp giúp nâng cao khả năng ra quyết định của các nhà quản lý. Sau cùng, với các số liệu thống kê, biểu đồ, tỷ lệ phần trăm, v.v., có thể hiểu rõ hơn về hiệu quả hoạt động của công ty, các bộ phận và nhân viên của công ty.

Bạn cũng có thể kiểm tra quy trình nào đang hoạt động dưới mức mong đợi, điều này cho phép bạn lập bản đồ và xác định các điểm cần cải thiện. Ví dụ, một bộ phận nhân sự theo hướng dữ liệu có thể chọn nhân viên nào cần phát triển.

Các hệ thống quản lý có thể được tích hợp với phân tích và xử lý dữ liệu các giải pháp, chẳng hạn như Big data hoặc Machine Learning. Do đó, thông tin thu được sẽ có chất lượng và độ chính xác cao hơn, thậm chí có thể giúp lập bản đồ xu hướng, phát hiện cơ hội hoặc giảm thiểu rủi ro.

Tuân thủ luật thuế

Như đã đề cập, hệ thống quản lý thường được phát triển dựa trên các yêu cầu về tài chính, kế toán, tài chính và các yêu cầu khác. Do đó, nó thường được cập nhật liên quan đến luật pháp của quốc gia, phát hành các báo cáo và tài liệu, chẳng hạn như hóa đơn điện tử (NF-e), phù hợp với các quy tắc.

Với mỗi thay đổi mới về tiêu chuẩn, nhà phát triển thường cập nhật hệ thống sau khi tham khảo ý kiến của các chuyên gia. Hoặc thậm chí tích hợp giải pháp của bạn với các chương trình do chính phủ cung cấp. Điều này giúp tránh các vấn đề về luật pháp và do đó, giúp bạn không bị phạt, kiện cáo và các biện pháp trừng phạt khác do cơ quan thuế áp đặt.

Định vị công ty để phát triển

Việc tăng quy mô cần đi kèm với việc quản lý tốt, để “hướng đi” của doanh nghiệp không bị thất thoát và ngân sách không bị vượt quá. Trong trường hợp này, hệ thống quản lý, đặc biệt là hệ thống có khả năng mở rộng và mở rộng, được lưu trữ trên đám mây (Cloud), là điều cần thiết.

Nó có thể thích ứng, mở rộng hoặc thu hẹp các nguồn lực của bạn tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn. Một điểm tích cực nữa là hình thức truy cập thông qua internet và do đó có thể thực hiện bất cứ lúc nào, ngày nào và bất cứ lúc nào.

Hệ thống quản lý cần phải thích ứng với quy mô của công ty, bao gồm các quy trình hiệu quả trong các doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn. Trong mọi trường hợp, phần mềm quản lý doanh nghiệp được chọn sẽ cần phải đối phó với các hệ quả khác nhau của tăng trưởng, chẳng hạn như nhu cầu:

quản lý nhiều địa điểm.
xử lý giao tiếp của nhân viên.
quản lý tốt hơn các quy trình mới và những quy trình đến từ các hệ thống kế thừa hoặc cơ bản.
cũng quản lý và tích hợp hệ thống từ các doanh nghiệp khác.
quản lý thích hợp thông tin phòng ban và luồng dữ liệu giữa chúng.

Các loại hệ thống quản lý

Kiểm tra những loại hệ thống quản lý được các công ty tìm kiếm nhiều nhất.

ERP

Tự động hóa và hợp nhất các hoạt động trên nhiều phòng ban, nhóm và đơn vị kinh doanh — chi nhánh và trụ sở chính. Nó vượt qua dữ liệu từ các thủ tục khác nhau, cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn đối với luồng hoạt động trong công ty.

Với ERP, vẫn có thể tích hợp các bộ phận và quy trình khác nhau trong công ty theo hai cách:

theo cách chức năng: thông qua các mô-đun / chức năng cụ thể cho các hoạt động của từng khu vực,
Về mặt hệ thống: phân chia tài nguyên trên các quy trình / hệ thống kinh doanh chính như xử lý giao dịch.

Một số lợi thế của ERP bao gồm khả năng mở rộng tốt và tập trung nội dung trong một kho lưu trữ duy nhất. Ngoài khả năng truy cập lịch sử để tham khảo ý kiến và đưa ra các ước tính.

CRM

Quản lý quan hệ khách hàng, hoặc Quản lý quan hệ khách hàng, là một hệ thống tạo điều kiện tương tác với khách hàng. Và nó cũng tối ưu hóa dịch vụ được cung cấp cho họ. Trong CRM, thông tin được lưu trữ như:

hồ sơ người tiêu dùng và chi tiết liên hệ.
lịch sử tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng.
thông điệp trao đổi giữa người tiêu dùng và nhân viên.
hầu hết các câu hỏi phổ biến hoặc cụ thể đã được trả lời.
phân tích để hiểu rõ hơn về hồ sơ của công chúng, dự đoán xu hướng và thói quen tiêu dùng hoặc đáp ứng nhu cầu mới, v.v.

Tầm quan trọng của hệ thống quản lý

Có các giải pháp có thể thích ứng với các công cụ mới, tạo ra cơ hội. Việc sử dụng các công cụ quản lý cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của người quản lý.

Điều này rất quan trọng trong các doanh nghiệp đang phát triển và do đó, việc quản lý trở nên phức tạp hơn. Hiểu thêm về cách thức hoạt động của hệ thống quản lý kinh doanh và cách nó có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.