Cuộc sống hàng ngày của các công ty và những thách thức của chúng khiến các nhà quản lý thường đưa ra những quyết định bốc đồng và kém tổ chức.
Để xử lý lại hành vi này, sử dụng ERP RFP đảm bảo rõ ràng hơn nhiều và cơ hội thành công trong việc lựa chọn giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp lý tưởng.
Yêu cầu Đề xuất (RFP) là một yêu cầu chính thức do một công ty gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng của họ, để họ trình bày khả năng và giải pháp của mình cho các nhu cầu được lập bản đồ trong tài liệu.
RFP làm cho việc thuê ERP hiệu quả hơn nhiều, vì nó cho phép công ty rõ ràng về nhu cầu và ngân sách của mình, giảm số lượng nhà cung cấp được đánh giá và tất nhiên, giảm thời gian ra quyết định.
Tuy nhiên, đối với điều này, nó phải được chuẩn bị với các tiêu chí và bởi một nhóm nội bộ có liên quan trực tiếp đến các quy trình của công ty và nhận thức được các nhu cầu và thất bại cần được sửa chữa để có kết quả tốt hơn.
Trong bài đăng này, chúng tôi mang đến cho bạn những thông tin cần thiết nhất cho thiết kế của bạn.
Cấu trúc của một RFP ERP
RFP cần phải chứa thông tin về tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, các kế hoạch và kỳ vọng cho tương lai, hướng dẫn về quy trình lựa chọn sẽ như thế nào và thỏa thuận không tiết lộ nếu cần.
Những thông tin này có thể được sắp xếp thành:
Dữ liệu chung của công ty
Tên, tên thương mại, tên công ty, CNPJ, địa chỉ, số lượng chi nhánh, số lượng nhân viên, lĩnh vực thị trường mà nó hoạt động, dòng sản phẩm, dịch vụ, thành phần công nghệ hiện tại, doanh thu hàng năm, dự kiến và lập kế hoạch trong tương lai, chẳng hạn như thâm nhập vào một công ty mới ví dụ, mở rộng hoạt động sang các quốc gia khác.
Thông tin về quy trình lựa chọn ERP
Ai chịu trách nhiệm tiến hành dự án, vị trí của họ, địa chỉ liên hệ và lịch xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho quá trình lựa chọn.
Chi tiết về những gì sẽ được đánh giá ở mỗi giai đoạn, đó là các yêu cầu loại bỏ , phương tiện giao tiếp phải được sử dụng và độ tin cậy của thông tin, có thể được chính thức hóa trong hợp đồng đính kèm với RFP, cũng có thể được đưa vào cấu trúc.
Thông tin và thắc mắc về ERP
Thông tin có thể được sắp xếp theo lĩnh vực đã nêu ra thành các câu hỏi mở và đóng, với các tùy chọn để nhà cung cấp thông báo liệu thông tin đó có đáp ứng các yêu cầu hay không – toàn bộ, một phần hay không.
Giữ sơ hở để nhà cung cấp đang xem xét có thể đăng các quan sát là điều cần thiết.
Các bước xây dựng
ERP là một giải pháp sẽ được sử dụng rộng rãi ở cấp quản lý và vận hành.
Do đó, sự lựa chọn của bạn phải tính đến tầm nhìn của tất cả các lĩnh vực liên quan.
Theo nghĩa này, một số bước có thể được thiết kế để tuyển dụng thành công.
Định nghĩa nhóm chuẩn bị RFP
Việc nghiên cứu nhu cầu và phân tích các giải pháp phải được thực hiện với một cái nhìn tổng thể về doanh nghiệp.
Vì vậy, việc thành lập một nhóm đa ngành với nhiều cấp độ khác nhau trong sơ đồ tổ chức của công ty là điều cần thiết.
Tất cả những người sẽ dự tính với ERP phải đưa ra tầm nhìn của họ về các quy trình, bởi vì không giống như cơ quan quản lý, họ giải quyết các nút thắt hàng ngày và có thể xác định rõ ràng hơn đâu là giải pháp tốt nhất.
Các nhà quản lý và giám đốc, ngoài việc đánh giá các yếu tố chiến lược, chẳng hạn như tiềm năng của các báo cáo quản lý mà ERP có thể cung cấp, cũng có thể đóng góp bằng các cân nhắc về ngân sách sẵn có để đầu tư và các yêu cầu đáp ứng các dự án trong tương lai.
Lập bản đồ nhu cầu và đặt kỳ vọng
Với một nhóm hiệu quả để lập bản đồ nhu cầu và kỳ vọng, các quá trình và hành động phải được đánh giá và ghi lại kỹ lưỡng , để có thể xác định tất cả các sửa chữa và cải tiến trong RFP.
Mặc dù công việc nặng nhọc, nội dung hình thành ở giai đoạn này phải khách quan, bao gồm cả việc chỉ ra các giải pháp khả thi.
Không cần thiết phải phát minh ra các giải pháp thay thế và sửa chữa , nhưng phải đánh giá những giải pháp có thể đáp ứng nhu cầu trong thị trường.
Yêu cầu RFI và RFQ
Ngoài RFP, hai tài liệu khác cũng phổ biến trong quá trình này: Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI), được sử dụng để yêu cầu thông tin về phần mềm được cung cấp và Yêu cầu báo giá (RFQ) , cũng yêu cầu chi tiết về các giá trị và điều kiện.
RFI có thể được gửi đến một số lượng lớn hơn các nhà cung cấp, điều này sẽ giúp lựa chọn đầu tiên những người sẽ nhận được RFP.
Gửi Yêu cầu Báo giá được khuyến nghị cho một giai đoạn nâng cao hơn , trong đó một số đối thủ cạnh tranh vẫn đang trong quá trình đánh giá.
Không có thứ tự giao hàng nghiêm ngặt cũng như nghĩa vụ sử dụng tất cả chúng, mà là một dòng lý luận được cá nhân hóa theo nhu cầu của công ty để đưa ra quyết định khách quan và rõ ràng hơn.
Tạo và gửi RFP
Với tất cả thông tin được thu thập và tổ chức, RFP có thể được phát triển với dữ liệu và các câu hỏi chiến lược mà từ đó công ty muốn nhận được câu trả lời từ các nhà cung cấp tiềm năng của mình.
Các phương pháp hay nhất để có một RFP hiệu quả
Để một RFP hoàn thành mục tiêu tối ưu hóa quy trình lựa chọn ERP, một số phương pháp hay nhất có thể được sử dụng trong quan niệm của nó.
Bắt đầu với lịch sử công ty
Mô tả lịch sử công ty cho các nhà cung cấp là rất quan trọng để họ hiểu triết lý và đạo đức của tổ chức .
Lựa chọn một đối tác tôn trọng hoặc có cùng các nguyên tắc là cơ bản cho sự thành công của việc cung cấp dịch vụ.
Thiết lập lịch trình
Có một thời gian biểu cho việc ra quyết định là điều cơ bản để các nhà cung cấp tiềm năng tự định vị trong quá trình này cũng như để công ty theo sát sự phát triển của quá trình ra quyết định của mình.
ERP là một giải pháp sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn cho việc quản lý doanh nghiệp. Nó được triển khai càng sớm thì càng tốt.
đặt ngân sách
Với thông tin thu thập được trong quá trình và tất nhiên, việc kiểm soát tài chính của công ty, có một ngân sách xác định cho phép công ty khách quan trong việc lựa chọn ERP của mình .
Các cuộc đàm phán có thể xảy ra một cách tự nhiên, nhưng biết các giới hạn đầu tư cho phép công ty có tầm nhìn rõ ràng về những gì họ có thể thuê và nhận như một giải pháp.
Liệt kê các tiêu chí để lựa chọn cuối cùng
Có các tiêu chí cho sự lựa chọn cuối cùng để áp dụng ERP cũng có thể mang tính quyết định đối với lịch trình họp, cũng như việc lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với công ty.
ERP cung cấp một số giải pháp, có sự khác biệt và phương pháp thường có thể giúp xác định sự lựa chọn.
Tuy nhiên, trước tiên cần phải biết đâu là tiêu chí và đặc điểm mà công ty không thể từ bỏ.
Tổ chức quy trình tuyển dụng thông qua ERP RFP cho phép người quản lý tập trung vào một vài nhà cung cấp.
Đây là điều cần thiết để bạn phân tích kỹ lưỡng và cũng xem xét tiềm năng của các giải pháp này, đồng hành với sự phát triển của doanh nghiệp.
Cần phải lưu ý rằng đây là một khoản đầu tư chiến lược, không chỉ vì số tiền chi tiêu, mà chủ yếu là do sự phức tạp của việc triển khai công cụ, thích ứng với nó và tiến triển từ những hiệu quả của nó, vốn là đáng kể và lâu dài.
Nói cách khác, nó phải mang lại các giải pháp cho các nhu cầu hiện tại và sức mạnh chiến lược để tăng trưởng theo kế hoạch và liên tục.
Vì vậy, nếu mục tiêu của bạn là xây dựng một RFP ERP, Thiên Thời Media có thể giúp phát triển nó và tất nhiên, tham gia vào quá trình lựa chọn để trở thành nhà cung cấp ERP cho doanh nghiệp của bạn.
Đề xuất Đọc:
