Khi các công ty đầu tư vào hệ thống CRM,chắc chắn tất cả mọi người đều mong muốn CRM sẽ hỗ trợ tạo ra khách hàng tiềm năng và tăng doanh số bán hàng. Nhưng đây là vấn đề – hệ thống CRM giống như bất kỳ công cụ nào khác, chúng có hiệu quả hay không tùy thuộc vào người sử dụng chúng.
Đây là một kịch bản rất phổ biến. Công ty đầu tư vào hệ thống CRM và một vài tháng sau đó, không thấy lợi nhuận như mong đợi nhưng hầu hết các công ty không thể tìm ra điều gì đã xảy ra và nó đã sai ở đâu.
Vấn đề thực sự hiếm khi nằm trong hệ thống CRM. Tất nhiên, chúng tôi không nói rằng tất cả các hệ thống CRM đều hoàn hảo, nhưng sự thật là hầu hết chúng đều khá hiệu quả. Mỗi công ty dựa trên một cách tiếp cận khác nhau, nhưng có một số chỉ số chính có thể cho bạn biết khi nào và có điều gì sai trong quy trình của bạn.
Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy hệ thống CRM của bạn cần được khắc phục.
Không đủ tính năng bạn cần
Nếu CRM của bạn đang sử dụng nhiều tính năng hơn những gì nó cung cấp, thì đã đến lúc cần có một cái nhìn mới về công nghệ của bạn. Phần mềm bạn đang sử dụng có thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn? Để trả lời câu hỏi này, bạn cần biết chính xác nhu cầu của mình là gì. Chúng có thể đã thay đổi kể từ khi triển khai CRM ban đầu.
Nhiệm vụ quá hạn
Có những nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành? Nếu có, đây không phải là điều tốt. Mỗi nhiệm vụ không được hoàn thành là một cơ hội bị bỏ lỡ; một cơ hội rất có thể đưa bạn đến gần hơn với khách hàng.
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn có thời gian để thực hiện những công việc quá hạn này. Điều cực kỳ quan trọng là bạn phải làm điều này bởi vì các nhiệm vụ muộn là dấu hiệu của một quy trình có vấn đề. Vì vậy, đánh giá có thể giúp bạn xác định điều gì đang khiến mọi thứ trở nên phức tạp và loại bỏ nút thắt.
Đầu vào dữ liệu
Một lĩnh vực khác bạn cần chú trọng là nhập dữ liệu, tức là dữ liệu khách hàng được nhập vào hệ thống như thế nào. Điều này thường thấy với các cuộc gọi đến. Khách hàng thực hiện cuộc gọi vì đủ loại lý do. Có thể họ chỉ có một vài câu hỏi đơn giản. Thông thường, trong các tình huống như vậy, nhân viên bán hàng hoặc đại diện dịch vụ khách hàng chỉ cần trả lời các câu hỏi và cúp máy. Họ hiếm khi cố gắng thu thập thông tin chi tiết của khách hàng hoặc đăng nhập cuộc trò chuyện vào hệ thống.
Đây là thông tin quan trọng và nếu không có bất kỳ thông tin nào để thống kê, công ty sẽ mất khả năng tương tác với khách hàng trong tương lai.
Vì vậy, điều quan trọng là phải ghi lại tất cả các tương tác và nhập tất cả dữ liệu có liên quan. Nếu không, bạn chỉ đang mải mê chi tiêu không cần thiết. Không ai có thể nhớ mọi tương tác diễn ra. Dữ liệu cần được ghi lại và nhập vào hệ thống từng chút một. Nếu bạn có những nhân viên không làm như vậy, họ có thể là một rủi ro. Họ đang cản trở quy trình và cần có sự can thiệp. Họ cần được nhắc nhở về tầm quan trọng của việc ghi lại các tương tác và thu thập dữ liệu.
Tiêu thụ thời gian quá mức
Nếu bạn và đội ngũ của bạn đang dành nhiều thời gian hơn để làm việc theo cách thủ công với CRM chỉ để làm cho nó hoạt động và thực hiện công việc của nó, bạn biết rằng bạn đang gặp vấn đề. Đây có thể không hoàn toàn là lỗi của CRM, nhưng có thể bạn nên thử liên hệ với chuyên viên hỗ trợ CRM để xem liệu họ có thể cung cấp sự trợ giúp mà bạn cần hay không.
Vấn đề giao diện
Đội ngũ của bạn có thể đang gặp khó khăn với giao diện CRM. Điều này có thể xảy ra khi đội ngũ đã thích nghi với phần mềm CRM trong nhiều năm, nhưng thời thế đã thay đổi và khả năng sử dụng CRM không còn tốt nữa. Nếu đúng như vậy, đã đến lúc thay đổi CRM và bạn nên bắt đầu tìm kiếm các giải pháp CRM khác có thể được sử dụng hiệu quả hơn.
CRM họat động chậm
Một CRM chậm có thể chỉ ra nhiều vấn đề, chẳng hạn như một CRM lỗi thời hoặc một CRM không thể theo kịp với việc mở rộng doanh nghiệp của bạn. Hãy xem xét cả hai tình huống để quyết định tình huống nào đang gây ra sự cố, vì điều này sẽ xác định xem bạn cần trợ giúp để thay đổi chức năng của CRM của mình hay bạn cần một cái hoàn toàn mới.
Hỗ trợ không đủ
Thông thường, khi bạn mua một CRM, công ty sẽ cung cấp một số hình thức hỗ trợ để giúp bạn tích hợp giải pháp vào doanh nghiệp của mình. Bạn có thể không nhận được sự trợ giúp cần thiết từ nhà cung cấp CRM của mình; trong trường hợp đó, bạn nên liên hệ với chuyên gia CRM bên thứ ba và nhận lời khuyên về tình huống của bạn.
Người bán làm tất cả các công việc
Nếu đội ngũ bán hàng của bạn đang làm việc chăm chỉ hơn mức họ cần để CRM hỗ trợ, bạn nên xem xét một cuộc chỉnh sửa CRM. Một điều cần ghi nhớ khi thực hiện điều này là giá bạn phải trả cho CRM của mình. Điều này không phải lúc nào cũng đúng, nhưng phần mềm rẻ hơn có thể sẽ có ít chức năng hơn. Có lẽ bằng cách thực hiện nghiên cứu này, bạn sẽ tìm thấy một CRM phù hợp nhất với nhu cầu bán hàng của mình. Nếu bạn cần trợ giúp chuyển đổi từ CRM, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ bảo trì và hỗ trợ CRM.
Trong thực tế, bạn không nên đổ lỗi cho hệ thống CRM trước khi bạn thực sự tìm ra điều gì đang xảy ra. Như chúng tôi đã nói trước đây, người dùng có nhiều khả năng hiểu sai. Vì vậy, hãy dành thời gian để xem xét quy trình của bạn và xác định các vấn đề. Hệ thống CRM và các quy trình liên quan mà chúng hỗ trợ cần được kiểm tra, sửa chữa và cập nhật liên tục. Đó là cách duy nhất để đạt được mục tiêu của bạn.
Đề xuất đọc: CRM là gì?
