Cách viết hồ sơ năng lực công ty trong 10 bước đơn giản – Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một công ty lớn mạnh, bạn sẽ cần phải tạo hồ sơ năng lực công ty của riêng mình. Để đảm bảo bạn có tất cả thông tin phù hợp để thu hút người đọc, bạn cần phải làm sáng tỏ hồ sơ doanh nghiệp truyền thống và suy nghĩ nhiều hơn về đối tượng của bạn hơn là chính bạn. Và để giúp bạn làm điều đó, chúng tôi đã vạch ra các bước quan trọng nhất bạn cần làm theo để tạo một hồ sơ công ty hấp dẫn.
Xác định mục đích của hồ sơ năng lực
Nhiều doanh nghiệp sử dụng hồ sơ công ty cho các tình huống khác nhau, bao gồm trang web công ty, danh mục đầu tư thương mại và kế hoạch đầu tư. Vì vậy, trước khi bạn đặt bút lên giấy, điều quan trọng là xác định mục đích duy nhất của hồ sơ. Bạn có thể điều chỉnh nó ở giai đoạn sau nếu cần! Giả sử hồ sơ năng lực của bạn dành cho trang web doanh nghiệp của bạn. Lập danh sách các chủ đề bạn muốn biết với tư cách là người đọc và đảm bảo giọng điệu được sử dụng khi viết phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn. Bạn không muốn làm cho nó trở nên ngột ngạt bằng cách bắn phá dòng thời gian của các sự kiện, bởi vì – khá thẳng thắn – sẽ không ai quan tâm (tất nhiên ngoài chính bạn)
Quyết định một phong cách
Bây giờ bạn đã thiết lập các thông tin bạn nên đặt cho hồ sơ năng lực của mình, đã đến lúc xác định cách bạn sẽ trình bày thông tin này. Bạn muốn một phong cách điển hình được chia nhỏ theo các phần khác nhau hay bạn muốn nó được trình bày dưới dạng dòng thời gian? Nhiều công ty chọn cách xây dựng hồ sơ của công ty mình như cách xây dựng một câu chuyện.
Điều đó nói lên rằng, bạn không nên sợ khác biệt và xa rời chuẩn mực, miễn là nó gắn liền với thương hiệu của bạn. Ví dụ: nếu bạn là một công ty kế toán, có lẽ tốt nhất bạn nên tuân theo định dạng truyền thống, định dạng này cũng sẽ bao gồm chi tiết về các giải thưởng và thành tích gần đây.
Kể một câu chuyện
Khi bạn đang cố gắng làm cho mọi người chú ý đến doanh nghiệp của mình, bạn cần tạo ra một câu chuyện hấp dẫn. Nó không sử dụng chỉ đơn giản là liệt kê ngày tháng và số liệu; bạn cần đảm bảo rằng độc giả của bạn có mặt trên tàu bằng cách chuyển họ qua cùng một câu chuyện. Không quan trọng là bạn bắt đầu kinh doanh quầy bán nước chanh hay bạn lớn lên trong công việc kinh doanh của gia đình. Điều quan trọng là cách bạn giải quyết vấn đề này. Rốt cuộc, không phải câu chuyện của ai cũng sẽ sôi động như câu chuyện của người kia.
Sứ mệnh
Đi sâu vào thực tế của mọi thứ và viết một tuyên bố hấp dẫn về các giá trị, đặc điểm và thị trường ngách của doanh nghiệp bạn. Bạn cần cho người đọc biết những gì bạn cung cấp và cách bạn dự định phát triển với tư cách là một doanh nghiệp, về cơ bản là cho họ biết lý do tại sao họ nên chọn bạn thay vì một đối thủ cạnh tranh khác.
Giữ một định dạng rõ ràng trong suốt
Một số tâm hồn sáng tạo có thể để trí tưởng tượng của họ hoạt động cuồng nhiệt khi viết mẫu hồ sơ doanh nghiệp của họ. Vì vậy, nếu chẳng may bạn là một trong những người đó, hãy nghe thật kỹ những lời khuyên sau đây! Bạn cần đảm bảo định dạng của mình rõ ràng và sạch sẽ, bao gồm cùng một phông chữ và kích thước cho văn bản nội dung và tiêu đề. Đừng chế ngự hồ sơ năng lực của bạn bằng những hình ảnh không liên quan và màu sắc sặc sỡ. Bám sát những sản phẩm phù hợp với phần còn lại của thương hiệu của bạn.
Viết lịch sử công ty theo thứ tự thời gian
Nhảy từ quá khứ đến hiện tại và quay lại nhiều lần sẽ chỉ khiến người đọc của bạn bối rối, đó là lý do tại sao bạn cần liệt kê lịch sử của công ty theo định dạng thời gian. Việc này được thực hiện dưới dạng dòng thời gian hay các đoạn văn là hoàn toàn tùy thuộc vào bạn. Điều quan trọng là đảm bảo rằng nó trôi chảy và nó có ý nghĩa đối với người đọc.
Khi làm như vậy, điều cần thiết là không bị sa lầy bởi quá nhiều chi tiết. Thay vào đó, bạn nên liệt kê những thành tựu chính để cho thấy công ty của bạn đã đi đến đâu như ngày hôm nay. Nếu là doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể viết thông tin về quá trình thành lập và phát triển thương hiệu.
Lời cam kết
Bất kỳ lời cam kết tốt nào cũng có thể tăng thêm giá trị cho thương hiệu của bạn, đơn giản bằng cách cung cấp cho người tiêu dùng phản hồi từ một khách hàng khác. Đó không còn là lời của bạn (có thể là thành kiến), mà là của một người khác ở cùng vị trí với họ.
Hãy thu hút người đọc bằng phản hồi thực tế, mà không mang nét quảng cáo.
Thông tin liên hệ
Bây giờ bạn đã nắm được các phần quan trọng, đã đến lúc bổ sung một số thông tin hữu ích! Hãy đảm bảo bao gồm địa chỉ, số điện thoại, email và fax của bạn (nếu cần) ở đầu tài liệu. Trong khi đó, nếu điều này dành cho một trang web hoặc diễn đàn trực tuyến khác, bạn có thể chỉ cần thêm thông tin liên hệ siêu liên kết của mình ở cuối trang.
Thêm Kêu gọi Hành động
Nếu bạn thực sự muốn hồ sơ năng lực công ty của bạn hoàn thiện nhất hãy chắc chắn kết thúc bằng lời kêu gọi hành động. Đây có thể là nội dung như sau: ‘Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập trang web của chúng tôi “hoặc” Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với …”.
Về cơ bản, bạn nên để lại cho người đọc một số câu hỏi mở để suy nghĩ và để họ tìm ra câu trả lời cho câu hỏi của họ.
Hoàn thiện
Cuối cùng, điều quan trọng là phải đọc lại hồ sơ năng lực công ty của bạn để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào. Đây là một trong những phần quan trọng nhất của văn bản được liên kết với doanh nghiệp của bạn! Thông thường, rất dễ bỏ sót những lỗi nhỏ khi bạn nhìn chằm chằm vào cùng một đoạn văn bản trong nhiều giờ liên tục, đó là lý do tại sao bạn nên có thêm một đôi mắt để đọc lướt qua văn bản. Và đừng quên cập nhật điều này thường xuyên! Nhiều doanh nhân viết hồ sơ công ty của họ và quên mất nó sau một năm. Để đảm bảo bạn không làm như vậy, hãy thêm lời nhắc lịch hàng năm, nơi bạn dành ra một khoảng thời gian để cập nhật hồ sơ của mình nhằm phù hợp với cách doanh nghiệp của bạn đang mở rộng.
Thực hiện theo các mẹo đơn giản được liệt kê ở trên để đảm bảo hồ sơ năng lực công ty của bạn phù hợp với chiến lược xây dựng thương hiệu của bạn, giúp bạn truyền đạt các đặc tính của doanh nghiệp và cuối cùng là thu hút khách hàng mới.
