Đầu tư vào một hệ thống quản lý có thể rất thuận lợi. Giải pháp giúp kiểm soát các quy trình, ngoài việc cung cấp khả năng tích hợp giữa các hoạt động theo ngành và quản lý rủi ro hiệu quả hơn.
Nhờ khả năng tự động hóa được cung cấp bởi loại công cụ này, bạn vẫn có thể tăng năng suất của nhóm và tối ưu hóa kết quả kinh doanh.
Để hiểu thêm về công nghệ này và tại sao nó lại quan trọng đối với các công ty, hãy tiếp tục đọc nội dung của chúng tôi?
Thiên Thời Media là công ty tiên phong trong việc phát triển các hệ thống quản lý kinh doanh ở VN, với hơn 20 năm kinh nghiệm. Đó là, rất nhiều kiến thức chuyên môn để cho bạn biết tất cả về công cụ này.
Hệ thống quản lý là gì?
Hệ thống quản lý là một phần mềm máy tính có các tài nguyên tổ chức, tích hợp, kiểm soát, giám sát và tự động hóa hoạt động quản trị của nó.
Đó là một công nghệ tổ chức quản lý doanh nghiệp, tạo ra các cách để các quy trình được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả và an toàn, cải thiện kết quả và năng suất.
Nó hợp lý hóa các hoạt động, cải thiện dịch vụ khách hàng và cập nhật hồ sơ—tất cả mà không cần nhân viên phải động ngón tay.
Có lẽ số mũ chính khi chúng ta nói về hệ thống quản lý là phần mềm ERP , tức là công nghệ độc quyền để quản lý các nguồn lực kinh doanh.
Tuy nhiên, dưới cùng một ô, chúng ta có thể bao gồm CRM , BPM , TMS , WMS , trong số nhiều thứ khác.
Chức năng của một hệ thống quản lý là gì?
Hệ thống quản lý đơn giản hóa sự phức tạp của việc điều hành một doanh nghiệp.
Về mặt chức năng, giải pháp cung cấp cho các tổ chức một nền tảng có tổ chức và minh bạch để quản lý các mối quan hệ khách hàng bên trong và bên ngoài, theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo độ chính xác của dữ liệu.
Do đó, các tổ chức có thể lưu trữ và truy cập thông tin quan trọng một cách hiệu quả ở một nơi an toàn, cho phép lãnh đạo báo cáo về hiệu quả của các quy trình của họ.
Cụ thể, một trong những chức năng của bất kỳ hệ thống quản lý nào ngày nay là tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại , giúp quy trình hành chính trở nên hiệu quả hơn, nhanh hơn và quyết đoán hơn.
Tầm quan trọng của hệ thống quản lý đối với các công ty là gì?
Ngày nay, thành công của một công ty vượt xa việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tuyệt vời — hoạt động quản lý của công ty cần phải hiệu quả, chủ động và dựa trên dữ liệu.
Cho dù từ việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng hay khả năng giám sát hiệu suất của nhân viên, việc có một hệ thống quản lý mang lại lợi thế lớn cho các công ty muốn đi đầu.
Theo dữ liệu từ nghiên cứu của Mỹ , việc triển khai ERP đã giúp cải thiện 95% quy trình quản lý doanh nghiệp .
Khi nào nên sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp?
Mọi công ty đều có thể dựa vào công nghệ ngay từ ngày đầu hoạt động.
Nhưng vâng, chúng tôi biết rằng có một khoản đầu tư liên quan và không phải tất cả các tổ chức, đặc biệt là tổ chức siêu nhỏ và nhỏ, đều có mức độ nhu cầu phù hợp với hiện đại hóa.
Nói chung, những người sáng lập công ty thường bắt đầu từ dưới lên, mở rộng quy mô kinh doanh, sử dụng các công cụ như bảng tính và hệ thống tổ chức dự án miễn phí.
Kể từ thời điểm nhu cầu tăng lên, các giải pháp này mất đi lý do được sử dụng, đặc biệt là vì chúng không đáng tin cậy. Đây là nơi đầu tư vào một hệ thống quản lý có ý nghĩa .
Tại sao áp dụng một hệ thống quản lý?
Bản thân những điểm được trình bày ở trên là những lý do chính đáng để tuân thủ phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn có thêm lý do để áp dụng loại giải pháp này, đây là bảy trong số những giải pháp chính:
- Minh bạch và hội nhập hơn
Thông thường, một hệ thống quản lý kinh doanh có khả năng đăng ký gần như tất cả các hoạt động được thực hiện trong đó, cũng như dữ liệu được nhập và tham khảo.
Những thứ này sẽ có sẵn cho người quản lý, cho phép họ giám sát các quy trình đi qua chương trình.
Thông tin được tạo ra cũng có sẵn, theo nhiệm vụ của từng nhân viên và lĩnh vực, cho những người liên quan.
Ngoài ra, giải pháp tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra của các cơ quan chính phủ, đặc biệt nếu nó được điều chỉnh theo các tiêu chuẩn lập pháp.
- Giảm bộ máy quan liêu
Hệ thống quản lý tối ưu hóa các quy trình thường tiêu tốn thời gian và nguồn lực, cũng như tăng hiệu quả và thực hiện công việc nhanh hơn.
Rốt cuộc, một trong những mục tiêu của nó là phát triển các quy trình linh hoạt hơn, có thể được thực hiện tự động hoặc với ít trở ngại nhất, chẳng hạn như bộ máy quan liêu cao.
Điều này cho phép các quy trình ủy quyền, thu thập chữ ký hoặc quy trình phụ thuộc vào các quy tắc bên ngoài — hoạt động ngân hàng, pháp lý, tài chính, v.v. — được thực hiện mà không gặp quá nhiều trở ngại quan liêu.
- Tự động hóa quy trình
Đầu tư vào một hệ thống quản lý là một lựa chọn thông minh cho bất kỳ công ty nào.
Nó không chỉ cung cấp các quy trình tự động có thể cải thiện quy trình làm việc mà còn giúp nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi.
Công cụ này đơn giản hóa các tác vụ thông thường như đối chiếu tài khoản, nhập đơn đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho, v.v.—giải phóng nhân viên để tập trung vào các hoạt động có giá trị gia tăng cao hơn.
- Giảm lỗi do con người
Tự động hóa góp phần giảm sai sót của con người trong các quy trình lặp đi lặp lại, mệt mỏi và thủ công.
Ví dụ: một dấu phẩy được đặt không đúng trong tài khoản có thể gây ra những thay đổi trong phân tích quản lý.
Hoặc một tài liệu đăng ký không chính xác có thể gây ra vấn đề với Cơ quan thuế.
- Quyết định dựa trên dữ liệu
Việc tạo ra các chỉ số hiệu suất bằng hệ thống quản lý tích hợp giúp nâng cao khả năng ra quyết định của các nhà quản lý.
Rốt cuộc, với số liệu thống kê, biểu đồ, tỷ lệ phần trăm, v.v., có thể hiểu rõ hơn về hiệu suất của công ty, các bộ phận và nhân viên của công ty.
Bạn cũng có thể kiểm tra quy trình nào đang hoạt động dưới mức mong đợi, điều này cho phép bạn lập bản đồ và xác định các điểm cần cải thiện.
Hệ thống quản lý có thể được tích hợp với các giải pháp xử lý và phân tích dữ liệu, chẳng hạn như dữ liệu lớn hoặc máy học .
Do đó, thông tin thu được sẽ có chất lượng và độ chính xác cao hơn, thậm chí có thể giúp lập bản đồ xu hướng, khám phá cơ hội hoặc giảm thiểu rủi ro.
- Tuân thủ pháp luật về thuế
Như đã đề cập, một hệ thống quản lý thường được phát triển dựa trên các yêu cầu về tài chính, kế toán, tài chính, v.v.
Theo cách này, nó thường được cập nhật liên quan đến luật pháp của quốc gia, phát hành các báo cáo và tài liệu, chẳng hạn như hóa đơn điện tử (NF-e), tuân thủ các quy tắc.
- Định vị công ty để phát triển
Lợi ích về quy mô cần phải đi kèm với quản lý tốt, để doanh nghiệp không bị lạc “đường lối” và không bị vượt quá ngân sách.
Trong trường hợp này, hệ thống quản lý dựa trên đám mây tiến hóa, có thể mở rộng, là điều cần thiết.
Nó có thể thích ứng, mở rộng hoặc giảm các nguồn lực của nó theo quy mô của công ty. Một điểm tích cực khác là hình thức truy cập thông qua internet và do đó có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, ngày nào và địa điểm nào.
- Kinh tế
Một trong những lợi ích chính đằng sau việc triển khai hệ thống quản lý trong công ty là giảm chi phí tiềm năng.
Theo dữ liệu từ Ultra Consultants , lý do lớn nhất mà các công ty viện dẫn để biện minh cho việc đầu tư vào công nghệ như vậy là tiết kiệm chi phí.
Lý do đằng sau những phản hồi này rất đơn giản: hệ thống quản lý cho phép các công ty tối ưu hóa cách họ sử dụng tài nguyên của mình, giúp hoạt động trở nên gọn gàng và quyết đoán hơn.
Các loại hệ thống quản lý là gì?
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, hệ thống quản lý không giới hạn ở một loại công nghệ. Nó thực sự là một chiếc ô bao gồm nhiều giải pháp—một số rộng hơn, một số cụ thể hơn.
Dưới đây, chúng tôi tách ra giải thích ngắn gọn về một số hệ thống này để bạn tham khảo, kiểm tra:
ERP
ERP tự động hóa và hợp nhất các hoạt động của các phòng ban, nhóm và đơn vị khác nhau của một doanh nghiệp – chi nhánh và trụ sở chính.
Nó là một hệ thống hoàn chỉnh, kết hợp dữ liệu từ các quy trình khác nhau, mang lại khả năng kiểm soát tốt hơn đối với luồng hoạt động trong công ty.
Với ERP, có thể tích hợp các phòng ban và quy trình khác nhau trong công ty theo cách chức năng và có hệ thống.
Một số ưu điểm của ERP bao gồm khả năng mở rộng tốt và tập trung nội dung vào một kho lưu trữ duy nhất. Ngoài khả năng truy cập lịch sử cho các truy vấn và ước tính.
CRM
Quản lý quan hệ khách hàng là một hệ thống tạo điều kiện tương tác với khách hàng. Nó cũng tối ưu hóa dịch vụ được cung cấp cho họ. Trong CRM, các thông tin như:
- đăng ký người tiêu dùng và chi tiết liên lạc;
- lịch sử tương tác của khách hàng và khách hàng tiềm năng;
- tin nhắn trao đổi giữa người tiêu dùng và nhân viên;
- phân tích để hiểu rõ hơn về hồ sơ công chúng, dự đoán xu hướng và thói quen tiêu dùng hoặc đáp ứng nhu cầu mới, v.v.
