Việc lựa chọn ERP và triển khai nó là những quyết định có tác động mạnh mẽ đến hoạt động của một công ty luật, không chỉ vì số tiền đầu tư được thực hiện về tiền bạc, thời gian và sức lực của các thành viên, mà còn vì những thay đổi nó gây ra trong cuộc sống hàng ngày của họ. ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống quản lý tích hợp tự động hóa các quy trình pháp lý, hành chính và tài chính từ một cơ sở dữ liệu duy nhất. Nó hỗ trợ quản lý và kiểm soát các hoạt động như lập hóa đơn, các khoản phải trả, bảng lương, bảng thời gian và giám sát quy trình, đồng thời cung cấp một bộ báo cáo và thông tin cập nhật và đáng tin cậy để ra quyết định. Nó là một trong những công cụ chính quản lý trong bất kỳ loại hình công ty nào.
Một giải pháp không phù hợp với nhu cầu của họ hoặc lỗi việc triển khai sẽ cản trở việc sử dụng tất cả các nguồn lực sẵn có và việc phổ biến chúng trong toàn tổ chức hoặc do họ không có một nhóm nội bộ tham gia và được đào tạo để sử dụng đúng cách hệ thống. Vì lý do này, chúng tôi nêu ra ở đây 10 mẹo cơ bản để đầu tư vào một hệ thống ERP nhằm đạt được lợi nhuận như mong đợi và góp phần hiệu quả vào việc cải tiến quản lý, tránh lãng phí tiền bạc:
Đừng đưa ra quyết định của bạn chỉ dựa trên giá cả
Giá cả là một biến số quan trọng, phụ thuộc vào khả năng tài chính của doanh nghiệp, nhưng nó còn lâu mới là biến số chính để xem xét. Đánh giá tập hợp các lợi ích mà một sản phẩm nhất định sẽ mang lại cho văn phòng của bạn và các đặc điểm của nó (chức năng, dễ sử dụng, báo cáo, sao lưu dữ liệu, truy cập từ xa), cùng với thông tin xác thực của nhà cung cấp (danh mục khách hàng, thời gian có mặt trên thị trường, sức mạnh tài chính, hỗ trợ, cập nhật công nghệ).
Cẩn thận với các bài thuyết trình tiếp thị
Tránh sự thu hút của một bài thuyết trình đưa ra giải pháp cho mọi vấn đề của bạn. Xây dựng danh sách các yêu cầu mà văn phòng cho là quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm. Tham khảo các khách hàng của hệ thống khác để xem những vấn đề gì đã xảy ra trong quá trình triển khai, liệu các tính năng được cung cấp có thực sự hoạt động hay không và chất lượng dịch vụ có phù hợp hay không. Hỏi những tính năng mới đang được phát triển.
Xem xét tất cả các chi phí liên quan
Ngoài giá trị của giấy phép, có một số chi phí phải được lập ngân sách, chẳng hạn như thực hiện, hỗ trợ và đào tạo, cũng như những chi phí khác sẽ phụ thuộc vào tùy chọn được chọn. Nếu việc triển khai là cục bộ, đảm bảo đánh giá cơ sở hạ tầng cần thiết cho hoạt động. Nếu nó ở trên đám mây, hãy xem xét liên kết cần thiết để tạo kết nối với nhà cung cấp ERP hoặc trung tâm dữ liệu sẽ lưu trữ nó.
Lập kế hoạch triển khai
Đừng đánh giá thấp thời gian cần thiết để triển khai hệ thống mới, sẽ mất từ 3 đến 6 tháng và thậm chí có thể lâu hơn, tùy thuộc vào quy mô văn phòng, mức độ phức tạp của hoạt động, số lượng chi nhánh và nhu cầu tùy chỉnh. Đánh giá mức độ tuân thủ của phần mềm đối với các quy trình hiện tại của bạn và nhu cầu điều chỉnh. Xác định mô-đun nào sẽ được ưu tiên trong giai đoạn đầu tiên và kiểm tra các rủi ro liên quan.
Có nhà tài trợ dự án nội bộ
Điều cần thiết cho sự thành công của việc triển khai là Đối tác Ngân hàng (với sự hỗ trợ của những người khác) tham gia vào dự án và thực hiện năng lực lãnh đạo của họ trong suốt quá trình. Nó sẽ là tài liệu tham khảo cho nhóm, truyền tải tầm nhìn rằng ERP là quan trọng đối với văn phòng và thực sự nên được triển khai. Nó sẽ thu hút mọi người tham gia và biết cách can thiệp khi có bất kỳ vấn đề nào cản trở tiến độ của dự án.
Tham gia vào nhóm trong suốt quá trình
Tất cả người dùng liên quan đến hệ thống mới phải tham gia vào nhóm sẽ thực hiện lựa chọn và triển khai. Tập hợp lại, ngay từ đầu, những thành viên đó, cả từ các nhân viên kỹ thuật và từ khu vực hành chính. Không loại trừ một người dùng quan trọng thiếu thời gian nếu điều đó là cần thiết cho việc thiết lập các thông số cấu hình hệ thống. Tạo các nhóm cụ thể cho từng mô-đun sẽ được triển khai.
Dự đoán khả năng thích ứng sự thay đổi
Như bất kỳ sự thay đổi nào, sẽ luôn có một số người khó khăn hơn. Để mắt đến hành vi của họ. Vũ khí tốt nhất có sẵn trong những trường hợp này là liên lạc thường xuyên với nhóm. Thông báo cho mọi người về những gì đang xảy ra và những lợi ích sẽ mang lại, không chỉ cho văn phòng mà còn cho mỗi người, phát sinh từ việc áp dụng công cụ làm việc mới. Làm nổi bật tầm quan trọng của việc được cấu trúc tốt để đối mặt với sự cạnh tranh và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
Đào tạo người dùng tốt, không chỉ trong quá trình triển khai
Đào tạo là điều kiện thiết yếu để sử dụng đúng hệ thống. Nó nên được thực hiện không chỉ trong quá trình triển khai, mà thường xuyên, vì không có khả năng tất cả các nguồn lực của nó sẽ được hấp thụ cùng một lúc và những nghi ngờ sẽ nảy sinh theo thời gian. Sự gia nhập của các thành viên mới nên khuyến khích đào tạo thêm, vì không phải lúc nào nhân viên cũ cũng có điều kiện tốt nhất để dạy những người mới đến.
Đảm bảo rằng mọi người sử dụng hệ thống đúng cách
Sau khi triển khai, hãy xác minh rằng người dùng đang sử dụng hệ thống mới đúng cách. Rốt cuộc, khoản đầu tư được thực hiện không hề nhỏ. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các điều khiển song song tạo ra công việc làm lại, như các bảng tính Excel cũ đó, không còn cần thiết và có thể bị loại bỏ.
Một hệ thống ERP không thay thế được nhu cầu quản lý chuyên nghiệp
ERP mang trong mình những phương pháp hay nhất được tìm thấy trong các văn phòng đã được tích hợp vào phần mềm theo thời gian. Mặc dù việc áp dụng nó là một bước quan trọng để hướng tới việc chuyên nghiệp hóa văn phòng, nhưng chỉ riêng nó không đảm bảo rằng điều này sẽ xảy ra. Đội ngũ được đào tạo bài bản, có kế hoạch nghề nghiệp, tách biệt chi phí cá nhân với chi phí văn phòng, hồ sơ tốt và các biện pháp quản lý khác là điều cần thiết trong quá trình tìm kiếm thể chế hóa ngân hàng. Khi chọn một ERP, không chỉ xem xét nhu cầu hiện tại mà còn cả nhu cầu tương lai phát sinh từ sự phát triển của bạn và đánh giá xem bạn muốn thiết lập mối quan hệ lâu dài với ai.
