Tìm hiểu ERP: khái niệm và tính năng của nó

erp-khai-niem-va-tinh-nang-cua-no

ERP là gì? một thuật ngữ được sử dụng để mô tả các nền tảng cung cấp các giải pháp đầu cuối cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Nó là công cụ kết nối các lĩnh vực khác nhau của một công ty và có các chức năng bao gồm từ tài chính đến quản lý hoạt động.

Phần hoạch định nguồn lực của một công ty có thể là yếu tố quyết định sự thành công hay không của doanh nghiệp. Hệ thống ERP thích hợp sẽ quản lý, một cách đơn giản và tích hợp, tất cả các phần hành chính và kế toán của công ty bạn.

ERP là gì?

Từ viết tắt ERP có nghĩa là Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp – nghĩa đen nó là một công cụ chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động hàng ngày của một công ty, điều hành kế toán.

erp-khai-niem-va-tinh-nang-cua-no

Khái niệm ERP là quản lý tích hợp – quản lý mọi thứ từ thanh toán, đến bảng cân đối kế toán, từ mua hàng đến dòng tiền, từ đánh giá thuế đến quản lý nhân sự, từ hàng tồn kho đến các khoản phải thu, từ quan điểm của nhân viên đến kiểm soát máy móc. trong nhà máy.

Vì nó đã được các công ty lớn sử dụng rộng rãi trong một thời gian, nên có một số phản đối từ các công ty vừa và nhỏ đối với việc sử dụng ERP, vì nghĩ rằng nó có thể là phần mềm chi phí cao và khó triển khai.

Tuy nhiên, sự đa dạng lớn của phần mềm ERP trên thị trường hiện nay cho phép các doanh nhân siêu nhỏ sử dụng công cụ này mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Chỉ có thể sử dụng nó để quản lý dòng tiền và / hoặc xuất hóa đơn, cho các quy trình phức tạp hơn về quản lý chi phí, tính lương và hoạt động kế toán.

Sự dễ dàng tích hợp của một số phần mềm ERP với các công cụ khác, cho phép tối ưu hóa các chức năng của nó và do đó giảm chi phí có thể có với các giải pháp khác.

Với ERP, có thể “kết nối” một số khu vực của công ty, cho phép cái nhìn rộng hơn về tất cả các quy trình xảy ra ở đó, cũng như lập kế hoạch tốt hơn cho tất cả các quy trình tài chính và hoạt động.

Công cụ này cũng góp phần quản lý con người và cho phép hoàn thành nhanh chóng các quy trình khác nhau liên quan đến lĩnh vực này.

Vì các nhóm sử dụng cùng một công cụ để giám sát các công việc hàng ngày của họ, nên việc tích hợp dữ liệu và khả năng giám sát các quy trình khác nhau cùng một lúc sẽ mang lại năng suất cao hơn.

Giao tiếp trong nhóm trở nên hiệu quả hơn và các vấn đề có thể xảy ra được giải quyết với sự quyết đoán cao hơn.

erp-khai-niem-va-tinh-nang-cua-no

Cách thức hoạt động của ERP

Và bạn có thể nghĩ “một phần mềm hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều lĩnh vực và thu thập rất nhiều thông tin phải rất phức tạp để giải quyết…” Sai!

Đầu tiên, bởi vì có một số loại ERP, nhằm vào các chức năng cụ thể. Thứ hai, một ERP hoàn chỉnh, như đã đề cập ở trên, có giao diện của nó được tách thành các mô-đun.

Chính xác để tại thời điểm không có bất kỳ loại phân kỳ hoặc chồng chéo thông tin nào, có một số mô-đun tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hướng và thu thập dữ liệu. Họ có phải là:

  • Tài chính;
  • Kiểm kê;
  • Mua hàng;
  • Doanh thu;
  • Ngân sách;
  • Nguồn nhân lực;
  • Quản lý dự án;
  • Sản xuất.

Đối với các công ty nhỏ, có thể chỉ thuê một hệ thống ERP cho một loại dịch vụ, chẳng hạn như đối với lĩnh vực thuế chẳng hạn. Đó là một kế hoạch cơ bản hơn, có thể được bổ sung sau này với nhiều mô-đun hơn, nếu cần.

  • Bằng cách này, khoản đầu tư ban đầu thấp hơn và bạn chỉ có thể sử dụng phần mềm những gì bạn thực sự cần cho công ty của mình mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.
  • Các công ty quy mô trung bình đã sử dụng hệ thống ERP kể từ đầu ngày càng trở nên thông minh, hành động ngày càng có chiến lược hơn với tự động hóa, trí tuệ nhân tạo và phân tích dự đoán.
  • Đối với các tập đoàn lớn, cần có dạng ERP hoàn chỉnh nhất. Ngoài những thứ đã đề cập ở trên, cần có trí tuệ nhân tạo và cơ chế học máy khác, luôn tìm kiếm các cơ hội kinh doanh tốt nhất và thực hiện các cải tiến.

Với việc tự động hóa và kiểm soát các quy trình phức tạp đa dạng này, có thể giữ cho nhóm của bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Bất kể quy mô công ty và loại ERP được chọn là gì, việc duy trì “cỗ máy” hoạt động chính xác hàng ngày là điều cần thiết.

erp-khai-niem-va-tinh-nang-cua-no

Ưu điểm của ERP

  • Trong số rất nhiều lợi thế đã được đề cập ở đây, chẳng hạn như giảm chi phí, tăng năng suất và tự động hóa quy trình, điều khiến một hệ thống ERP thực tế không thể thiếu trong bất kỳ công ty nào là giảm thiểu sai sót .
  • Khi chọn làm việc với một số phần mềm khác nhau, tỷ lệ lỗi do đó sẽ tăng lên, vì dữ liệu và thông tin có thể dễ dàng bị mất khi không được quản lý đúng cách.
  • Sử dụng bảng tính Excel hoặc gửi dữ liệu quan trọng qua email làm tăng khả năng xảy ra lỗi.
  • Và bởi vì nó là phần mềm có thể được sử dụng bởi các nhóm khác nhau, việc triển khai và tích hợp của nó làm giảm các lỗi và nhu cầu ghi lại thông tin tương tự.
  • Một phần mềm ERP được hỗ trợ tốt bởi các nhóm của công ty là một đồng minh tốt trong việc ra quyết định. Làm cho họ trở nên quyết đoán hơn và dựa trên dữ liệu thông qua KPI (Các Chỉ số Hiệu suất Chính).

erp-khai-niem-va-tinh-nang-cua-no

Và sau đó?

Lựa chọn ERP là một quyết định quan trọng vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. Việc chọn đúng công cụ, như tôi đã giải thích, có thể có nghĩa là sử dụng tốt nhất các tính năng của nó và do đó, trải nghiệm kết quả tích cực và thực tế.

Kiểm tra một số tính năng chính mà bạn nên đánh giá trước khi mua:

Tích hợp với nhóm CNTT: Một số công cụ yêu cầu nhiều hành động hơn để tích hợp, những công cụ khác thì ít hơn. Và điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hàng ngày của nhóm CNTT của bạn.

Trong quá trình lựa chọn ERP, cần phải kiểm tra những tích hợp nào sẽ cần thiết, cũng như những loại hạn chế nào. Cần phải tính đến nhu cầu giám sát, đào tạo và thậm chí thuê thêm nhân viên cho nhóm.

Quy mô công ty và năng lực công cụ: Cấu trúc nội bộ của công ty càng phức tạp thì càng có nhiều rào cản trong giao tiếp và hội nhập giữa các khu vực. Khi chọn một ERP, một trong những biện pháp phòng ngừa chính liên quan đến phạm vi.

Cần phải đánh giá xem liệu công cụ có đáp ứng được nhu cầu của các lĩnh vực khác nhau hay không và đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự tham gia giữa nó. Cũng cần phải kiểm tra xem công cụ có thể cung cấp quyền truy cập cho tất cả người dùng hay không. Và tất nhiên, những loại truy cập nào được cung cấp, nhằm mục đích bảo mật dữ liệu.

Dễ dàng di chuyển dữ liệu: Nhiều công ty đã có phần mềm và hệ thống nội bộ. Do đó, khi lựa chọn một ERP, đặc biệt là phải phân tích hình thức di chuyển dữ liệu và liệu nó có cần thiết phải làm gián đoạn hoạt động để nó xảy ra hay không.

Di chuyển dữ liệu cũng phải được phân tích xem xét các bản cập nhật. Trong trường hợp hệ thống ERP được hiện đại hóa, có cần thiết phải thúc đẩy quá trình di chuyển dữ liệu không? Cái này có dễ chạy trên hệ thống không? Nó đáng để xem xét.

Khả năng sử dụng: Khả năng sử dụng không gì khác hơn là khả năng một công cụ được người sử dụng hiểu được. Trong thực tế, điều này có thể được dịch theo một số cách. Khi một hệ thống ERP dễ vận hành, nó có thể ghi nhớ các lệnh mà không cần nhờ người trợ giúp và có giao diện dễ chịu, chẳng hạn, nó có thể được coi là có khả năng sử dụng tốt.

Một tính năng khác của các công cụ có khả năng sử dụng tốt là tính bảo mật. Do đó, nếu ERP ngăn chặn được các lỗi hệ thống và đảm bảo tính bảo mật trong quá trình sử dụng thì nó cũng có thể được coi là có khả năng sử dụng tốt.

Khi lựa chọn một hệ thống ERP, bạn nên phân tích các tính năng này trong công cụ. Bên cạnh đó, tất nhiên, hãy thử nếu có thể.

Đầu tư: Lựa chọn ERP là đầu tư. Tuy nhiên, rõ ràng, cần phải đánh giá ngân sách và số tiền công ty sẵn sàng chi ra.

Bản thân giá cả không nói lên nhiều điều về việc mua lại. Ngoài giá trị, việc kiểm tra lợi tức đầu tư (ROI) để xem liệu công cụ có thực sự đáng giá hay không cũng rất quan trọng.

Một ERP thường quá đắt so với ngân sách của công ty bạn. Tuy nhiên, nếu lợi tức đầu tư nhanh chóng, thì việc mua lại, thậm chí bằng cách vay vốn là rất đáng cân nhắc.

Lựa chọn ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn sẽ tránh được căng thẳng và cho phép trải nghiệm kết quả nhanh hơn. Trước khi chọn công cụ của bạn, cũng nên kiểm tra ý kiến ​​của những người đã sử dụng và chấp thuận công cụ đó hay không.

Đề xuất Đọc:

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
ERP-Cho-Cong-ty-Luat

10 khuyến nghị để tận dụng tối đa ERP trong công ty luật

bởi admin
Việc lựa chọn ERP và triển khai nó là những quyết định có tác động mạnh mẽ đến hoạt động...
tam-quan-trong-cua-he-thong-erp-doi-voi-su-thanh-cong-cua-cac-cong-ty

Tầm quan trọng của hệ thống ERP đối với sự thành công của các công ty

bởi admin
Các hệ thống ERP ( Enterprise Resource Planning hay Enterprise Resource Planning) là một phần mềm được phát triển nhằm tạo thuận lợi cho...
quan-ly-tai-san-kham-pha-nhung-loi-the-va-ly-do-ap-dung

Quản lý tài sản: Khám phá những lợi thế và lý do áp dụng

bởi admin
Quản lý tài sản là một tập hợp các thông lệ được sử dụng bởi các công ty kiểm soát được...
tai-sao-cong-ty-cua-ban-can-ap-dung-erp-ban-hang

Tại sao công ty của bạn cần áp dụng ERP bán hàng?

bởi admin
Tại sao công ty của bạn cần áp dụng ERP bán hàng? Hệ thống ERP dành cho bán hàng tối ưu hóa việc quản...
he-thong-quan-ly

7 lý do để áp dụng hệ thống quản lý

bởi admin
Việc áp dụng một hệ thống quản lý có thể rất có lợi. Nó giúp kiểm soát quá trình, cung...
ban-co-biet-erp-rfp-la-gi-khong

Bạn có biết ERP RFP là gì không?

bởi admin
Cuộc sống hàng ngày của các công ty và những thách thức của chúng khiến các nhà quản lý thường...
BÀI VIẾT XEM NHIỀU
error: Content is protected !!