Đầu tư vào tiếp thị, giảm chi phí không cần thiết, xác định lỗi trong vận hành và giải quyết nó một cách hiệu quả, tối ưu hóa quy trình, tăng năng suất của nhân viên là những vấn đề cơ bản đối với các công ty muốn nổi bật trên thị trường và tăng lợi thế cạnh tranh.
Vì vậy, nhiều công ty coi tự động hóa quy trình là một trợ giúp rất quan trọng để đạt được các mục tiêu tổ chức của họ, trở thành một thứ rất phổ biến trong số họ, đặc biệt là vì những lợi ích mang lại cho các công ty.
Tự động hóa quy trình là gì?
Tự động hóa là một quá trình tối ưu hóa và hợp lý hóa các hoạt động chính của công ty, nhằm mục đích:
- cắt giảm các chi phí không cần thiết;
- tăng cường tích hợp các quy trình chính của tổ chức;
- tăng năng suất bằng cách giảm thời gian thực hiện các hoạt động;
- thay thế các quy trình thủ công và lặp đi lặp lại bằng phần mềm.
- tự động hóa quá trình
Ưu điểm của tự động hóa quy trình là gì?
- Giảm chi phí hoạt động
Các quy trình tự động giúp giảm chi phí với các quy trình thất bại và giảm thất thoát nguyên vật liệu và thời gian ngừng hoạt động của nhân viên.
- Cải thiện năng suất
Với việc tự động hóa các quy trình, nhân viên có thể tập trung nhiều hơn vào các hoạt động thực sự phù hợp để đạt được mục tiêu của công ty, do đó tăng năng suất của họ trong các hoạt động chính.
- Tích hợp các ngành
Tự động hóa quy trình thông qua việc sử dụng phần mềm có thể hợp nhất hệ thống thông tin của các ngành (thương mại, nhân sự, tài chính,…) thành một, ngăn ngừa lỗi liên hệ và tăng tốc độ truyền dữ liệu và thông tin liên quan đến các lĩnh vực khác.
- Giảm tắc nghẽn
Với tự động hóa, việc xác định và sửa chữa các điểm kém hiệu quả và lãng phí trong hoạt động của công ty bạn trở nên dễ dàng hơn.
- Tiêu chuẩn hóa các quy trình
Tự động hóa giúp tạo ra các quy trình được tiêu chuẩn hóa nhằm mục đích hướng dẫn, đảm bảo rằng mọi người tham gia vào quy trình đều nhận thức được cách thực hiện chúng và những gì phải làm ở mỗi giai đoạn.
- Cải thiện dịch vụ
Đây là một điểm rất phù hợp đối với tất cả các công ty, nhưng đặc biệt đối với những công ty hoạt động theo phương thức B2C, tức là họ bán sản phẩm của mình cho khách hàng cuối cùng và thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và người tiêu dùng sản phẩm / dịch vụ của họ.
Khi phục vụ một khách hàng, điều cần thiết là phải quan tâm đến toàn bộ hành trình của họ và đưa ra các giải pháp tốt nhất có thể. Khi các quy trình chính của công ty bạn được tự động hóa, chúng có thể cung cấp cho bạn dữ liệu liên quan để hiểu rõ hơn về khách hàng của bạn và do đó, có thể phục vụ họ tốt hơn, nhắm mục tiêu nhu cầu của họ.
Dịch vụ tự động giúp tăng năng suất
Người tiêu dùng ngày nay ngày càng muốn có tốc độ và sự nhanh hơn trong việc giải quyết các vấn đề của họ, đó là lý do tại sao tự động hóa rất quan trọng, vì nó làm cho các quy trình dịch vụ, chẳng hạn, nhanh hơn, tăng khả năng bán hàng, thông qua tự động hóa dịch vụ, tương tác với khách hàng, đăng ký, khảo sát sự hài lòng và những thứ khác.
Vì vậy, việc tự động hóa các quy trình cho phép các công ty cải thiện dịch vụ của họ, tăng doanh số bán hàng và tạo ra năng suất cao hơn cho nhân viên.
Làm thế nào để thực hiện tự động hóa quy trình trong công ty của bạn?
Đầu tư vào tự động hóa là một quyết định rất quan trọng cho sự thành công của công ty bạn trên thị trường, vì vậy chúng tôi đã chia ra 6 bước quan trọng để giúp bạn thực hiện nó:
- Lập kế hoạch tự động hóa
Trước khi thực hiện bất kỳ hành động mới nào trong công ty của bạn, cần phải lập kế hoạch và tổ chức nó sẽ được thực hiện như thế nào.
Do đó, điều cần thiết là bạn phải liệt kê các hoạt động chính của công ty mình và bắt đầu với những hoạt động “dễ giải quyết” hơn và khẩn cấp hơn do thời gian lãng phí vào chúng hàng ngày, chẳng hạn như đóng gói sản phẩm – một công việc rất lặp đi lặp lại và tốn thời gian và có thể được tự động hóa bằng máy móc hiện đại và hiệu quả.
- Lập bản đồ các quy trình
Sau khi lập kế hoạch ban đầu, điều quan trọng là phải thực hiện việc lập bản đồ các quy trình của công ty, đặc biệt là những quy trình có tiềm năng tự động hóa.
Bằng cách này, sẽ có thể nhìn thấy toàn diện hơn các quy trình chính, xác định những quy trình quan trọng nhất và những quy trình có thể bị loại bỏ hoặc cải thiện, giúp bạn có thể xem các giải pháp khả thi của chúng dễ dàng hơn.
Điều quan trọng là các quy trình phải được lập thành văn bản và xác nhận.
- Chọn các quy trình có thể được tự động hóa
Ơ giai đoạn này, bạn nên chọn những quy trình đơn giản hơn hoặc lặp đi lặp lại. Điều quan trọng là phải ưu tiên những hoạt động được thực hiện theo cách thức hoạt động và không bao gồm việc đưa ra quyết định trước sự đánh giá của nhân viên, tức là các hoạt động có các quy tắc được xác định rõ ràng, chẳng hạn như đăng ký khách hàng.
- Ưu tiên khách hàng
Đầu tư để cải tiến các quy trình nội bộ của các ngành và tiết kiệm thời gian của nhân viên trong các quy trình lỗi thời là rất quan trọng. Nhưng nó cũng cần thiết để tăng thêm giá trị cho các hoạt động tiếp xúc nhiều hơn với khách hàng.
Cung cấp tốc độ cao hơn để giải quyết các vấn đề của khách hàng sẽ tạo ra sự tương tác nhiều hơn và khách hàng hài lòng hơn với công ty.
- Ghi lại những thay đổi để theo dõi kết quả
Việc ghi chép lại những thay đổi đã diễn ra trong công ty của bạn luôn là điều quan trọng để ban giám đốc có thể theo dõi kết quả và xem liệu số tiền đầu tư vào công nghệ mới có thực sự mang lại lợi ích cho công ty hay không.
- Đầu tư vào đào tạo
Đầu tư vào việc đào tạo cho nhân viên của bạn để họ có thể thích ứng với các quy trình tự động và bất kỳ phần mềm nào bạn muốn để tạo điều kiện cho các hoạt động của họ.
Ngoài ra, điều quan trọng là phải tạo ra “tự động hóa quy trình” để điều này xảy ra liên tục trong công ty của bạn, luôn hướng tới việc tạo ra những cải tiến mới.
Có thể bạn quan tâm: Quy trình thiết kế App https://thienthoi.com.vn/thiet-ke-app/
